Cada minuto de nuestro tiempo es “oro”

Para un emprendedor, especialmente para que inicia su proyecto, el tiempo y la pasión son sus principales recursos. La pasión, aunque lo intentemos, no la podemos cuantificar, en cambio el tiempo… Y no solamente de cuantificarlo, sino que el reto es, al fin y al cabo, sacar el máximo provecho de cada minuto cuando gestionamos nuestro propio negocio.

La primera lección para optimizar el tiempo emprendedor es que no se trata de echar horas a tu proyecto como si no hubiera mañana, sino de sacar el máximo rendimiento a las horas que ya le dedicas. Es muy importante entender esto, porque el tiempo, como recurso que es, es limitado y es muy fácil caer en el “no tengo tiempo”, cuándo en realidad lo que te tienes que plantear es el “¿qué hago con mi tiempo?”.

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Pasos para optimizar tu tiempo lo mejor posible!

1- Entorno ordenado y organizado

Puede parecer una premisa un tanto estúpida, pero trabajar en un entorno ordenado nos facilitará administrar con mayor habilidad nuestro tiempo. Antes de preocuparte por los asuntos que en realidad deben preocuparte, dedica unos minutos a organizar tu escritorio, despacho, laboratorio o dónde quieras que trabajes. Como una inversión sólida, verás que los beneficios llegan al cabo de poco.

2- Hazte con una agenda, ¡ya!

Otro punto que por obvio puede parecer innecesario, pero nada más alejado de la realidad emprendedora. Si eres de los nostálgicos, piensa que las agendas no pasan nunca de moda. Si estas metido totalmente en el mundo 2.0 y lo tuyo son las tabletas y los dispositivos inteligentes, hay programas de monitorización del tiempo que hacen maravillas (hay muchos y muy variados, solo escoge el que mejor se adapte a tus necesidades). Lo importante es tener una herramienta “física” que nos permita tener nuestra planificación y nuestros compromisos en un lugar escrito al que acudir.

3- Tiempo disponible – objetivos – prioridades

Nos metemos al lío. Lo más importante para optimizar el tiempo es conocer con qué lo tienes que “gastar”. Sabemos que las obligaciones del que tiene su propio negocio no terminan nunca, por eso lo importante de definir cuáles son los objetivos de tu empresa y cuáles serán las tareas que debes priorizar. Una vez detectado esto, te será más fácil otorgar qué cantidad de tiempo le dedicas.

Por eso, decide cuánto tiempo dedicas a tu proyecto. No es lo mismo un emprendedor que ya tiene su empleo y que empieza su aventura empresarial paralelamente, que el que se toma unos meses expresamente para iniciar su proyecto… El tiempo variará en cuestión de lo tus propias características como emprendedor. Olvídate que los emprendedores no tienen horario. Siempre estás a tiempo de añadir más horas, pero te será más fácil cumplir con los objetivos si decides tener establecido cuánto le dedicas a qué.

4 – Planifica todo lo planificable

Ya tienes los objetivos marcados, y tu agenda: ahora falta rellenarla. Ten en cuenta que los imprevistos surgen y la única manera de poderlos afrontar con garantías es tener controlado, precisamente, lo que no lo son. Por eso, planifica todo lo planificable, y una vez identificados tus objetivos y prioridades, y el tiempo que les quieras dedicar, solo falta plasmarlo en tu agenda. Piensa a medio plazo y organizarte por adelantado mínimo una semana por adelantado, y en la medida que puedas, ten las tareas de un mes vista también estructuradas.

5 – Fechas de entregas viables

¿Recuerdas aquello de “sé realista, pide lo imposible”? Para optimizar el tiempo, establecer fechas a las que sabes que no vas a llegar no te hace ningún favor. Recuerda, el tiempo es oro, y dedicar más del que planteabas a un proyecto significa que estas perdiendo dinero. No te quieras impresionar a ti mismo estableciendo fechas de entrega a las que tendrás que dedicar más horas de las que sabes que necesitarás.

6 – Delega y vencerás

Hay muchas tareas a las que no llegas o que no conoces excesivamente bien. Hablamos desde la limpieza de tu oficina, a la gestión contable de tu proyecto, por ejemplo. Reconoce en tus socios y compañeros, si los tienes, las competencias que te pueden ayudar, porque si las hacen mejor que tú, lo harán en menor tiempo. Si trabajas solo, también puedes contratar los servicios externos en los ámbitos que crees que te puede salir más a cuenta “pagar” un especialista que “gastar” tus propios recursos (el tiempo el principal).

7 – Conocer horas de mayor rendimiento

Cada persona es un mundo, y más allá de las características del negocio y del propio emprendedor, a la hora de trabajar hay ciertos momentos en los que damos lo mejor de nosotros. Intenta adaptar tus tareas en estos ratos de mayor rendimiento, especialmente aquellas que son prioritarias para hacer más eficiente tu trabajo. Difícilmente estas horas de mayor rendimiento serán después de comer o antes de terminar tu “horario laboral”.

8 – Para trabajar mejor, descansa

La productividad personal es un gráfico decreciente que a medida que pasan las horas va llegando a cero. Para evitarlo, debes cargar pilas de vez en cuando. Simplemente una pausa de 15 minutos cada 2 horas te ayudarán a afrontar más fresco las tareas pendientes. Levántate de tu silla y sal a estirar las piernas (si trabajas al aire libre, tómate 10 minutos para sentarte): romper brevemente con la rutina te facilita aprovecharla y hacerla menos pesada.

9 – Detecta los “ladrones del tiempo”

Todos tenemos distracciones que nos complican focalizarnos en nuestras tareas. Trabajar con el ordenador es, para muchos, indispensable, pero es una gran fuente de “ladrones de tiempo”: correo, redes sociales…, así como las interrupciones y visitas de compañeros si trabajamos en un ambiente abierto, el teléfono y sobretodo el smartphone, o cualquier detalle de nuestro entorno familiar si tenemos nuestro trabajo en casa… Lo importante es saber que los “ladrones de tiempo” existen y que te hacen perder la concentración y consecuentemente, muchas horas. Identifícalos y termina con ellos.

10 – Toma nota

Como hemos dicho anteriormente, los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse a ellos, y en el futuro de aprender. A medida que te acostumbres a trabajar con una agenda, con planificación y estructurando tu tiempo, aprovecharás mejor tus horas. Pero para ello, aprende de tus errores y adapta las futuras planificaciones a tu experiencia.

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Algunos tips para optimizar tu tiempo

El secreto está no en hacer malabares con tus prioridades, sino en planear con anticipación para tener tiempo de sobra.

 

4 tips para optimizar tu tiempo

Cada mañana, las personas se levantan y eligen cómo quieren comenzar el día. Para algunos, esto significa hacer un poco de ejercicio antes de ir a la oficina y para otros pasar tiempo con sus hijos, leer el periódico o ponerse al día con sus emails.

En realidad todos están haciendo unas cosas en lugar de otras, personal y profesionalmente hablando. Pero al final, ser efectivo no es una cuestión de encontrar el balance entre dos esferas, sino de saber cómo pasar tu tiempo en general. Es momento de que la gente acepte la noción de optimizar su día para balancear el trabajo y la vida. La verdad recae no en medir las prioridades, sino en planear por adelantado para tener espacio de hacer lo que desees.

Este año, los emprendedores deben apuntar tener sus intenciones claras para optimizar su tiempo.

1. No sigas un sistema que encaje en todos lados. Date cuenta que todos optimizan el tiempo de diferente manera. Mis prioridades y demandas son diferentes a las tuyas y al de al lado. La clave es crear un plan individualizado que funcione para ti basado en los minutos de tu día o la cantidad de horas que necesites para dormir.

2. Aparta tiempo para hablar en persona. Muchas veces hay fallas en la comunicación con los textos, emails o hasta el teléfono. Aunque las personas piensen que estas formas de comunicación las convierten en seres más sociales y eficientes, realmente están gastando su tiempo descifrando mensajes y aclarando puntos de vista.

La interacción constante a través de la tecnología digital evita que la gente de un paso atrás y se conecte con la realidad física. No es cómico cuando en una misma mesa todos se mandan mensajes de texto, es triste.

3. Crea un registro. Si sientes que tu tiempo no está siendo usado eficientemente o no estás seguro cuántas horas en tu día gastas, es hora de un registro. Crea uno que te ayude a identificar qué actividades toman más tiempo y cuáles te ayudan a identificar lo que puedes eliminar.

Para optimizar mi tiempo, he guardado un registro los últimos 15 años de mi vida. Puedo decirte aproximadamente cuántas horas he gastado haciendo networking, ejercicio, tocando la guitarra o participando en actividades sociales. Un registro que puede ser tan simple como un calendario electrónico bien guardado, también provee una vista honesta sobre cómo alguien debería gastar el tiempo de una forma útil para evaluar si los ajustes deben hacerse.

4. Planea con anticipación. Tengo la mayoría de mis metas para el 2015 en un calendario de 2014. Planear eventos laborales como juntas o conferencias por adelantado te da otros puntos fuertes durante el año. Sé transparente comunicando el horario maestro para que tus colegas puedan planear sus vacaciones y maximicen el tiempo en otras partes de su vida.

Integrar estos tips a tu vida mientras consideras la visión de un nuevo año puede ser un punto definitivo en tu éxito personal y profesional. Recuerda, nadie es perfecto, y, aunque sigas estos consejos, siempre habrá distracciones robando tu atención.

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Implementa hábitos para optimizar tu tiempo! 

¿Nunca te alcanza el tiempo para realizar todas tus actividades? La falta de organización o la presencia de algunos distractores pueden influir para que esto pase; sin embargo al seguir algunos tips para organizar el tiempo pueden mejorar tu calidad de vida.

 

De acuerdo con Arie Schwartzman, especialista en bienestar, asegura que existen diferentes distractores que te quitan el tiempo y te producen estrés como:

 

  1. El envío de correos electrónicos
  2. Mal uso del teléfono
  3. No plantear metas concretas
  4. El perfeccionismo
  5. No aprender a decir no
  6. La distracción en redes sociales
  7. La impuntualidad
  8. Demasiadas reuniones

 

Con estos distractores no sólo mermas tu productividad, sino que estás dañando tu salud al vivir en un estrés constante. Para que los evites y aprendas a optimizar u organizar tu tiempo, Arie Schwartzman te presenta los cinco hábitos de excelencia para lograrlo:

 

 

Identifica las acciones que te dan resultado y trata de reflejarlas en otras áreas de tu vida.  No dejes que los demás controlen tus actividades, recuerda que tú eres el único que decide las acciones que debes realizar de acuerdo a tus capacidades. 

 

No olvides hacer equipo y tener empatía con los demás para facilitar las tareas y agilizar las actividades que tengas pendientes. También, puedes realizar una planeación para tener claros los objetivos o las tareas que debes cumplir todos los días. Y tú, ¿sabes organizar tu tiempo?